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首都建设报:北辰会展金砖峰会再现“中国服务”

发布时间:2017-09-08 作者:首都建设报 浏览量:
    九月的厦门海风轻拂,凤凰花开,这座海岛随着金砖国家领导人厦门会晤的召开,走进了世界的视野。会晤落幕,中国再展大国风范,“中国服务”再次让世人惊叹!
    这背后是北辰集团旗下北辰会展集团派出的104人团队在数月中辛劳付出的成果。他们再次“客场作战”,一次指挥两座场馆,以“最快速度、最高标准、最硬作风、最佳效果”,圆满完成了会议接待和多种服务保障任务,完美再现了“中国服务”。
“红T恤”凸显北京国企担当
    “我们要让‘北京服务’品牌再次发光发亮!”北辰会展集团副总经理、国家会议中心总经理、厦门金砖会晤现场总指挥刘海莹说。
    今年3月,厦门方决定与北辰会展合作,共同完成会晤的接待服务任务。3月29日,北辰会展的管理团队带领一期团队抵达厦门,放下行李,便迅速进入工作状态,跟场馆方碰头接洽,凭借专业的能力和丰富的经验,仅用3天时间就制定并确定了整体工作倒排计划,涉及工程、服务、培训、物资、演练等多方面工作。这样的高效率让“东道主”为之折服。
    一个礼拜的时间,这支管理团队,便统一身着标有“北辰会展”字样的红色T恤。从此以后的小半年时间里,这支“一抹红”团队的身影成为会展中心一道亮丽的风景线。
    “你看我是不是晒得像黑人。”负责茶歇指挥的沈曦,由于茶歇服务涉及两座场馆的十几处位置,他要在厦门三十七八摄氏度的暑天里,穿梭于两座场馆之间,每回都得顶着烈日走上近半个小时。跟沈曦一样,几乎所有北辰团队员工都要在两座场馆间指挥协调工作,暑天高温,刚出门就一身汗,可每次任务一来,他们都要步行半个小时赶往另一座场馆。忙碌一天下来,他们身上印着“北辰会展”标识的红短袖后背已经湿了又干,结出一块块白色的汗碱。
    “只要看到红T恤,就知道那是北辰的员工。”属地工作人员说道。可以说,从主场作战到客场作战,从以往对外埠场馆的受托管理到全局顾问和指挥,北辰会展的角色由“主演”变成了“导演”,在此次接待任务中,担任“总策划、总组织、总指挥、总实施。”
    由于厦门会晤涉及到两个会场,各项工作要分别对接,工作量也成倍增加。北辰团队对外要对接18个指挥部,对内对接建设、运营、设计、施工、服务等十几家单位、调度两个场馆的数千名保障人员……要把这么多家单位和人员都组织协调起来,实力担当是最好的说服力。
金砖会场吹起绿色风
    兵马未动,粮草先行。要接待一场领导人峰会,所需的各项物资也是一场大工程。
    厦门会晤物资保障组组长胡道玉心里有一本账,他说,截至8月中旬,基本上所有物资已经到位。
    走进会展中心A7与A8馆,宽敞而现代的新闻中心由环保再循环材料改造而成,有序地划分出公共媒体的工作区域、演播室、卫星信号演播区等15个区域。里面开设的餐厅,24小时为媒体记者提供餐饮服务。出人意料的是,新闻中心看似崭新的一排排办公工位,去年也曾在杭州G20峰会上“服役”过。
    节俭务实是厦门会晤的办会理念,北辰团队在筹备过程中也将其贯彻始终。“主会场的硬件得到位,这些以后用得上。一些以后可能闲置的设备和物资,我们建议对方租赁。”胡道玉介绍,北辰团队着眼于长远环保,参照国际惯例和实际需要,按照保证质量、满足要求与勤俭节约相统一的原则,提出中肯建议。
    针对一次性短期使用的设备,通过租赁和借用的方式来解决,或者采取与企业合作的市场方式来解决。新的理念,既满足了会议的需求,也节省了一半以上的成本。例如会晤期间很多食品需要冷藏,在加工前它们要存放在中转仓内,但采购全新的中转仓不仅花费较大,而且以后也可能用不上。于是,北辰团队向场馆方提出租赁建议,如此一来,整个接待过程中,仅用10万元就确保了食品的冷藏问题,还节省了90万元的成本。
    由于改造中使用了可循环材料,厦门会晤以后,场馆里面的一些设施,比如媒体转播所需要的座椅等,还可以拆卸回收使用。
360项培训展“北辰标准”
    会晤期间,802名服务人员参与接待工作。这支服务队伍不仅组成复杂,更有450名是来自11个学校的校招学生。北辰指导团队从“零”开始培训他们的服务技能和服务意识。按照G20峰会与“一带一路”的服务标准,针对450名新员工进行礼仪形体、基础摆台、餐饮和会议服务共计4大类42项360个点技能培训,将每一项服务对标“北辰标准”。
    “一个分解动作就是一个点,上水动作就有13个点,上菜共有96个点。”在北辰会展的服务手册里,仅一项叠毛巾的流程,就规范出“叠毛巾6大步骤”标准。不光如此,叠完毛巾后,服务人员要把毛巾放进毛巾柜里加温,但每一层不同位置的毛巾温度可能不同,因而,服务人员还会用测温枪分别测试不同位置的毛巾里外不同的温度。会议转场时间都格外紧张,几天前,在同文厅的一次会上,要求在三分钟内迅速换场,服务团队用了不到两分钟。工商论坛中的转场环节十分关键,仅仅一个搬沙发的动作,不少男员工的手都练得红肿,最终在工商论坛的会议接待服务中顺利完成14次快速翻台转场。三天会议,北辰会展服务保障领导人、元首、会议代表等累计数千人次。

    目前,北辰会展集团这艘航母正致力于通过创新、开拓,将“北辰标准”对外输出,提升行业整体水平。其受托管理的场馆已达7家,总建筑面积超过211万平方米,成为国内管理场馆数量最多、面积最大、专注会展场馆领域的专业化管理公司。


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