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“北京服务”点亮“德清时刻”

发布时间:2018-12-05 作者: 浏览量:
  11月19日,在浙江省湖州市德清县凤栖湖上,一个巨大的椭圆形“蛋壳”熠熠生辉,随着首届联合国世界地理信息大会拉开帷幕,世界聚焦“德清时刻”。大会期间,身经百战的北辰会展团队又一次输出管理、支援服务,以高标准的“北京服务”圆满完成大会服务保障任务,点亮德清这座千年古城。
 
“服务+运营”双线并行 专业赢得信任

  今年1月19日,国内首颗以县域命名的遥感卫星“德清一号”发射成功,让这个名不见经传的历史小城成为首届联合国世界地理信息大会的举办地。而承载这次盛会的新地标——凤栖湖上以“击云破晓,凤舞九天”为设计理念的德清国际会议中心正式崛起,将迎来国内外宾客,展示地理信息产业的独特魅力。

  首届联合国世界地理信息大会不仅是联合国主办的规模最大、级别最高、内容最丰富的地理信息大会,也是测绘地理领域迄今为止在中国举办的层次最高、覆盖面最广的重大国际多边活动。鉴于会议的复杂性及重要性,莫干山高新区管委会聘请北辰会展为会议全程提供筹备及运营服务工作、会后对该项目进行受托管理。此次大会也是继APEC、G20、“一带一路”高峰论坛、厦门金砖会晤、上合组织青岛峰会、中非合作论坛之后,北辰会展承接的又一重大国际活动。

  现场总指挥马永辉介绍,这一项目是北辰会展品牌输出过程中,首次由一个团队全程兼顾高端会议的接待筹备和场馆的建设运营。北辰会展团队自3月份入驻后,几乎每天争分夺秒、有条不紊地进行工作安排。

  由于当地会展行业此前没有一套专业标准和经验,给初来乍到的北辰团队带来了几乎翻倍的工作量。“很长一段时间,我们都在与业主方进行沟通,他们也从最初对我们的懵懂与怀疑转变成后来的信任与依赖。”马永辉说,由于时间紧张和当地上下游产业链资源的不足,在集团公司、北辰会展集团、兄弟单位杭州国际博览中心的大力支持下,地信大会北辰团队得到了包括供应商、物资储备和人员培训等方面的支援,这也是北辰会展集团会展资源共享、区域联动的又一成功实践。


  会议筹备期间,集团公司副总经理、会展集团董事长孙东樊,会展集团总经理魏明乾,国家会议中心执行总经理伊蕾等领导也多次前往德清国际会议中心,检查指导筹备工作,会议期间坐镇指挥。
  9月15日,场馆正式交付到北辰团队手中,经过一番紧张筹备,9月26日,他们成功接待了中国测绘学会2018年学术年会暨第八届中国测绘地理信息技术装备博览会。这是北辰团队在大会之前的一次重要练兵,也是他们与当地政府的一次有效磨合,他们的专业服务赢得业主方的频频称赞。
  “北辰让我们满意。”看到接待大会的成果,德清县领导这样评价。
  “你们找北辰就找对了。”湖州市领导这样表示。

一天三场千人次餐饮翻台 亮出“北辰速度”
  包括正式会期在内,整个大会总体活动持续一周,时间从11月18日至24日。除了开闭幕式,会议议程还包括4场全会、1场部长对话会、39场专题分会,以及地理信息技术与应用展览、考察体验活动、文艺演出等。

  由于大会会期较以往活动更长,不仅会议议程较多,餐饮需求也复杂多样。其中既有招待晚宴和酒会,也有茶歇和千人自助餐,每天需要翻台多次,给接待工作带来不小挑战。


  现场服务总指挥赵志东介绍,在开幕式当天,大会除二层莫干山主会场外,还在一层的南太湖厅设置了可容纳800人参加的直播听会室。根据议程安排,开幕式结束后,场馆工作人员需要从上午11点开始,赶在下午1点前将听会室翻台为千人自助餐台型。而在千人自助餐结束后,还需将餐厅翻台为晚间的招待酒会。直至酒会在晚上8点结束后,服务人员还需连夜将大厅翻台为次日的千人自助餐台型。一天下来,千人次的台型足足要翻台三场。
  与此同时,另一组忙碌的翻台也在有条不紊地进行。当天上午,在南太湖厅北侧的凤栖湖厅,场馆工作人员需要在领导会见和合影后,趁着开幕式的空档,将厅室翻台成外方部长茶歇及紧随其后的部长圆桌会。当天下午,这处厅室还需翻台成当晚的浙江省政府招待晚宴。
  “对我们来说,虽然工作量增加了,但完全没有问题,经过我们的多次演练,每一场翻台的速度都能提前完成。” 赵志东说。
  “北辰速度”源于千锤百炼。现场服务总执行沈曦介绍,参与此次大会接待服务的223名工作人员中,既有北辰支援人员,也有场馆自有工作人员,更有来自6个不同院校的166名实习学生。为了尽快使这支“联合部队”满足会务服务阶段的高标准,北辰指导团队按照G20峰会、上合组织青岛峰会的服务标准,从零开始进行礼仪形体、基础摆台、餐饮和会议服务等点位的技能培训,力争使每一项服务均对标“北辰标准”。由于服务人员分批进场较晚,留给培训的时间只有不到两个月,非常紧张。北辰团队分解培训任务到各个小组,由北辰的领班人员进行一对一培训,大大提高了培训效率。

数百条建议逐一销项 安全万无一失
  “因为此次会议参与的国家较多,食品安全格外重要。常规情况下,我们要对食物进行抽样和留样,留样的同时我们自己要做一个微生物的检验。”现场工程安保负责人马超介绍,针对此次大会,他们自购了相关设备,首次将食品检验室改造成无菌试验室,对留样进行微生物检测。“这样做目的在于防患于未然,给食品安全加一道保障,如果有需要,我们可以继续送到专业权威机构进行报告认定。”

  除此之外,工程保障团队在4月份入驻现场后,针对场馆建设和大会需求向业主方提出了300余条整改建议。比如一层听会室户外大门的设计,最初因为考虑到门中间的廊柱,设计为左右对称共四扇门的设计,导致门扇不管朝哪个方向开,大会期间VIP都是从两侧偏门进入,这不但不符合中国传统礼仪,也不太便利。在北辰团队的建议下,这处大门由原来的四扇门改为一扇正门和两扇侧门,看起来更加大气。


  消防演练也是工程安保的重要一项,工程保障团队通过制度培训和强化管理意识,逐渐加强演练频次。从最初每月两三次演练增加到会前每天1次集中演练,再到会前一周每天3次演练,便于服务人员形成肌肉反应,提高应变能力。
  据统计,在前期筹备工作中,工程保障团队针对场馆各系统、各专业进行的工程保障专项演练共计70余次;根据测绘学会年会和技术装备博览会的实际接待情况,整理了需要整改的250个问题和项目,进行逐一销项。团队还编制了大会保障点位图,明确各保障点位的具体人员,多次与运营部门配合进行联合演练,保障大会期间设备运行万无一失。

10分钟完成会场翻台 服务精益求精 
  场馆二层的主会场面积达1500平方米,在开幕式后紧接着将举办工商论坛,这要求服务团队在10分钟内完成整个会场的翻台,包括桌椅调整、更换饮用水和大会标识等物资。同时,工商论坛期间还有四场签约仪式,最后一轮签约结束后,服务团队还要在近千人的注目下,在两分钟内完成台上27套签约桌椅的撤离。经过多轮演练,大会期间,服务团队从容不迫地完成了多场会议翻台任务。

  会议服务同样细之又细。考虑到会议时间较长,北辰团队特意将椅套下部设计为半弧形,方便与会嘉宾脚部前移,增加了座位空间。连小小的座椅靠背也有讲究,原本固定的椅背被调整为可前后小范围移动,提高了与会嘉宾的舒适感。


    走出会场,大厅里一棵三层楼高的景观大树散发出清新绿意。项目副总经理、运营负责人杨喆介绍,景观大树结合大会主题,由各种绿植组成,为了让绿植保持盎然生机,场馆顶部设置了数十盏射灯增加光照。然而,由于大树旁边就是扶梯,在模拟演练时,他们发现头顶的射灯光线可能刺激到嘉宾的眼睛。经过好几轮调试,这些射灯终于被调整到最合适的角度,既能最大限度为大树上的绿植提供光源,又能不影响到乘坐扶梯的与会嘉宾。
  这些服务细节离不开每一名北辰支援人员的默默付出。项目“财务总监”徐英华和负责筹开物资工作的郑伟明一起掌财备物,为项目提供财务和物资保障;项目最早过来的女员工孙娇,一人身兼多职,既负责行政,还兼顾宣传、财务和人员招聘等工作,被亲切地称为“大总管”;去年支援厦门金砖会晤时,赵志东的妻子尚在孕期,这一回,他又离开还不到1岁的孩子,继续奋战;江南的雨季几乎天天下雨,房间地板返潮、生活极为不便,大家克服了在异乡的种种困难,以高度责任感圆满完成了大会的筹备和服务保障任务……在大家的努力下,场馆实现了从杂乱工地到凤凰展翅的蜕变,这也是他们支援历程的印证。

后厨争分夺秒“36小时” 呈现“德清味道”
  开幕当天的招待晚宴上,一组结合大会主题和当地人文风情的“绿水青山”主题摆台,格外引人注目。竹子、溪水、白鹭等江南元素极具野趣,笋干、菱角、千岛湖鱼丸等江南菜品十分地道。

  德清素有“名山之胜,竹茶之地”的美誉。在菜品研制方面,餐饮负责人陈宝明带领北辰厨师团队详细查阅资料,邀请当地有名的厨师进行沟通交流,了解当地特色菜品。在菜品装饰方面,制作了糖艺火箭、卫星等能体现德清地理小镇特色的小摆台融入其中。“我们还运用灯光对食品进行包装,在视觉效果上给人以愉悦感。”陈宝明介绍,他们设计的竹简菜单,不仅体现了德清的地方风土人情,且还可以作为大会纪念品让嘉宾带走。


  这些精致菜品是北辰厨师团队克服停火难题、争分夺秒完成的。基于此次大会安保级别、厨房与贵宾厅及主会场的位置关系,根据相关政府部门的要求,开幕式当天,厨房在早上05:30至11:00时期间,除电器类厨房设备,不可使用明火。然而,场馆要在当日10:45分保证1200中外与会嘉宾的茶歇供应,更难的是要在中午12:45分保证1200中外与会嘉宾的自助餐供应。
  此项要求,是北辰会展接待多场峰会以来,首次碰到的餐饮难题。为了保障大会用餐,厨房部所有员工从18日上午开始日夜连轴、通宵达旦,赶在19日上午提前把各类食材进行预加工处理。在停火后,首先利用各类电器类厨房设备保障大会的茶歇出品;再于11:00时燃气恢复后,争分夺秒用宝贵的100分钟完成大会千人自助餐的出品。
  在八百平方米的紧凑厨房内,厨师团队合理安排各个功能区和出餐流线,不仅顺利完成开幕当天的茶歇和自助餐,还完美实现下午茶歇、晚间酒会及招待晚宴的供应。

助力建设地理信息小镇 持续“德清时刻”
    大会结束后,北辰会展将用一流的行业标准和服务持续点亮德清。“11月28日,我们将迎来浙江大学一场学术会议,正式开启德清国际会议中心的市场化运营。”马永辉介绍,截至明年1月,已有十五六场活动落户场馆,且2020年第41届亚洲遥感会议也定档于此召开。
  作为大会举办地的德清地理信息小镇,主攻地理信息产业,短短几年时间,吸引了200多家地理信息相关企业入场角逐,今年上半年小镇营业收入达50.6亿元,预计全年营业收入超百亿,成为国内地理信息产业的一个新高地。此次联合国世界地理信息大会的召开,将为行业和企业带来更大的展示平台和发展机遇。
  “打造一方高端产业,办好一届瞩目盛会,带动一座城市提升。”未来,德清国际会议中心将以“会展+旅游”的经营发展模式,依托自身的资源优势,通过区域联动的大格局,助力德清打造世界级地理小镇。